Ako zorganizovať benefičný večer

Pracujete v nadácii, neziskovej alebo inej organizácii zameranej na podporu rôznych projektov a máte za úlohu zorganizovať benefičný večer? Poradíme vám, ako postupovať, aby ste nezabudli na nič dôležité.

Zameranie večera

Ako prvé bude potrebné konzultovať s vedením vašej organizácie, aké má byť zameranie večera. Pri jeho príprave je veľmi dôležité, aby ste nielen pochopili cieľ akcie, ale stali sa nositeľom jej myšlienky. Vďaka tomu budete vedieť pracovať s väčším zanietením, pomôže vám to tiež vybrať najvhodnejšiu formu večera.

Na stretnutie s vedením vašej organizácie si môžete vopred pripraviť rôzne otázky. Pýtajte sa ich, aký je ich cieľ a aké projekty by chceli podporiť. Dôležitou informáciou je aj suma, ktorú je potrebné vyzbierať, nezabudnite konzultovať preferované spôsoby na jej získanie. Zvoliť môžete hudobné vystúpenie, slávnostnú večeru aj večeru spojenú s akciou umenia. Možností je mnoho. Dbajte o to, aby ste sa rozhodli pre takú, ktorá ladí s charakterom poslania organizácie.

Dátum a miesto konania

Následne sa môžete pustiť do výberu dátumu a miesta konania. Dátum zvoľte s ohľadom na časové možnosti hostí, ktorých plánujete zaradiť do programu večera, chýbať by nemali ani vedúci pracovníci vašej organizácie. Ak je to možné, zistite si aj časové možnosti pozvaných. Miesto konania prispôsobte dátumu a počtu pozvaných. Zvážte tiež dostupnosť a vzdialenosť.

Ako na prípravu priestorov

Prenajatý priestor je vždy potrebné upraviť, myslieť by ste mali aj na výzdobu v duchu benefičného večera. Nielen na hudobné, tanečné alebo iné vystúpenie, ale tiež počas príhovorov je vhodné zvážiť potrebu postavenia pódia, zabezpečiť bude nutné ozvučenie, prípadne svetelnú techniku. Aby ste nemuseli prenájom zvukovej techniky, osvetlenia, pódia a podobne zabezpečovať samostatne, môžete osloviť spoločnosť, ktorá sa venuje organizovaniu podujatí. O všetky súčasti technického vybavenia priestorov sa tak postará jedna firma. Okrem toho, že tým ušetríte, vyhnete sa tiež problémom, ktoré môžu vzniknúť pri nedostatočnej koordinácii jednotlivých oblastí.

Kvalitné jedlo a nápoje spríjemnia aj benefičný večer

V závislosti od zamerania akcie by ste mali vyberať aj jedlá a nápoje. Ak je jeho súčasťou slávnostná večera, podávať by ste mali minimálne štyri chody (predjedlo, polievku, hlavné jedlo a dezert). Pokiaľ ste organizovali benefičný koncert, vhodné bude občerstvenie, napríklad, formou švédskych stolov.

Aj catering vrátane potrebného inventára môže zabezpečiť spoločnosť so zameraním na organizovanie podujatí. Pracovníci firmy vám budú vedieť poradiť tiež pri výbere jedál, nápojov či chuťoviek. Váhate, či bude jedlo dostatočne kvalitné? Firma s dobrými referenciami a dlhoročnými skúsenosťami vám iste rada poskytne možnosť ochutnávky.

fotografia: © bigstockphoto